現在多くの情報の伝達・保管媒体として｢紙｣が使われております。紙の文書は、何も他の道具を使わずに瞬間的に表示(ずっと表示されている)という、非常に重要かつ決定的なメリットがあり、これからも使われ続けることと思います。
しかし、紙媒体の文書にも欠点があります。かさばるので保管・運搬に不便であったりコストがかかります。一度作成(印刷)されたものに対しては、修正が難しいので、頻繁に変更することはできません。
電子文書は、この紙媒体の文書の欠点を補うことができます。つまり、電子媒体ですので、CD-ＲＯＭやＭＯ、インターネット等を通じて容易に運搬(転送)でき、変更も簡単です。また検索機能やハイパーリンク機能などを付加することをによって、紙媒体では実現できない全く別な閲覧方法も可能になります。

○経費を削減できる

• 大量の文書を保管するとなると、キャビネットを用意したり、倉庫を借りたりと大変ですが、1枚のCD-ROMで保管すれば場所をとりません。また、本などを何冊も郵送するのと、CD-ROMやMO送るのでは発送費用の違いは歴然です。さらに、インターネット等のオンラインで送ることも可能です。

○情報の検索が容易

• 紙媒体では必要な箇所を探すのに時間がかかることがありましたが、電子文書なら検索機能を用いて、膨大な量の情報からでも簡単に探すことができます。

○手間のかかる名簿原稿の作成と修正を、管理・更新まで請け負って欲しい
○広報などをデジタル化し、省スペース化・保管の経費ダウンに貢献したい
○紙原稿を探すのに時間がかかるので、電子化にして素早く検索したい
○社内で情報を共有したいなど